Kamień milowy to istotny punkt w projekcie, służący do mierzenia postępów. Dowiedz się, jak właściwie definiować i wykorzystywać w zarządzaniu projektem.
Rola kamieni milowych w projekcie
Kamienie milowe to kluczowe wydarzenia projektowe, które pozwalają śledzić postępy projektu. Dzięki nim można ocenić, czy praca idzie zgodnie z planem i osiąga pożądane cele.
Dlaczego kamień milowy? Chodzi o to, żeby były to wydarzenia, które określają sensowny, duży postęp. Nie podajemy informacji o przejściu jednego, czy dwóch metrów na kilkudziesięciu kilometrowej trasie. Nie przekazujemy szczegółów, tylko główne punkty, wg. których jesteś w stanie ocenić, czy Twoja praca (czy Twój projekt) osiąga pożądane postępy.
Szczególnie przydatne są kamienie milowe podczas planowania harmonogramu projektu, ponieważ są powiązane z odpowiednimi zadaniami lub fazami. Wyznaczają określone punkty na osi czasu. Są to punkty kontrolne wskazujące wykonanie działań lub grup działań albo początek nowej fazy działań
w ramach projektu.
Różnice między kamieniami milowymi a innymi elementami projektu
Wyjątkową cechą kamieni milowych jest to, że nie absorbują one żadnego czasu, w odróżnieniu od innych elementów na osi czasu. Ich głównym celem jest sygnalizowanie, że projekt jest realizowany zgodnie z planem.
Jako wskaźnik postępów projektu, kamienie milowe pełnią istotną rolę. Ułatwiają koordynację działań, dostarczając wglądu w postępy realizacji projektu i umożliwiając ocenę priorytetów. Ponadto, wspierają monitorowanie terminów, identyfikację ważnych dat oraz wykrywanie potencjalnych wąskich gardeł
w projekcie. Nawet po usunięciu wszystkich zadań z osi czasu projektu, kamienie milowe wciąż pozostają kluczowymi punktami odniesienia w etapach lub fazach projektu.”
Kamienie milowe projektu można łatwo pomylić z innymi aspektami zarządzania projektami.
Dla przykładu:
- Cele reprezentują to, co chcesz osiągnąć, z kolei kamienie milowe wskazują, co zostało już osiągnięte. Możesz więc potraktować je jako etapy na drodze do osiągnięcia celu.
- Fazy projektu (takie jak inicjacja, planowanie, realizacja i zamknięcie) mogą trwać od kilku tygodni do wielu miesięcy, obejmując wiele zadań i angażując różnych członków zespołu. Kamień milowy często pokrywa się z datą rozpoczęcia lub zakończenia poszczególnych faz, ale sam jest tylko zdarzeniem
i służy pokazywaniu postępów w projekcie, które są istotne do odnotowania oraz zaraportowania. - Zadania są elementami składowymi projektu a ich realizacja pochłania zasoby czasowe. Kamienie milowe nie mają czasu trwania. Służą raczej pokazaniu, że dana grupa zadań została już ukończona.
Potraktuj kamienie milowe swojego projektu jako momenty w czasie, a nie jako cele, produkty końcowe czy zadania. Powinny one wyznaczać ważne punkty kontrolne w projekcie. Przyjrzyj się harmonogramowi swojego projektu i określ najważniejsze punkty kontrolne lub momenty.
Na przykład, jeśli planujesz wprowadzenie nowego produktu na rynek, kamieniami milowymi dla Twojego projektu mogą być finalizacja materiałów związanych z wydaniem, uruchomienie strony internetowej produktu, czy wreszcie sama jego premiera.
Rysunek 1. Źródło: opracowanie na podstawie obrazu autorstwa storyset na Freepik (https://pl.freepik.com/darmowe-wektory/kamienie-milowe-ilustracji-koncepcji-projektow-biznesowych_23512325.htm)
Definiowanie kamieni milowych
Do określenia kamieni milowych, niezbędne jest przygotowanie harmonogramu projektu, ponieważ nie powinno się ich opierać na domysłach. Formułowanie kamieni milowych powinno być przejrzyste
umożliwiać łatwą ocenę, czy zostały one osiągnięte. Dlatego docelowe wartości parametrów dla kamienia milowego powinny być określone w sposób mierzalny – np. mogą to być proste wartości logiczne typu prawda / fałsz lub konkretne wartości liczbowe.
Nie ma żadnej z góry określonej liczby kamieni milowych, z jakich powinien składać się Twój projekt. Niektóre projekty mogą obejmować dwa lub trzy kamienie milowe – a inne ponad dziesięć. Zamiast skupiać się na dodaniu określonej liczby, wyznacz je dla najważniejszych wydarzeń w Twoim projekcie.
Popatrz na przykład jakim jest park linowy.
Jak mogą wyglądać kamienie milowe dla takiego projektu:
- Zatwierdzenie projektu. Ktoś mówi „dobra, w porządku, zaczynamy realizować ten projekt”
- Projekt. Przygotowujemy projekt, czyli to jak ma architektonicznie wyglądać park linowy
- Plan, kosztorys. Powstanie konkretny plan projektu z kosztorysem
- Dostawca. Wybierzemy dostawcę, który zrealizuje nam park linowy
- Gotowy park linowy. Ukończony park linowy, nadający się do użytku
- Przekazanie. Przekazujemy gotowy park linowy jednostce, która będzie się nim zajmować
Te kamienie milowe wyznaczają konkretną ścieżkę. Ustawiasz sobie w głowie jak będzie przebiegał Twój projekt i jakie są logiczne duże kroki. Nie analizujemy w tym momencie co się będzie działo na konkretnych etapach ani kto jest za nie odpowiedzialny.
- Następnie przypisujemy daty:
- Zatwierdzenie – 1 stycznia
- Projekt – 15 stycznia
- Plan i kosztorys – 1 marca
- Dostawca – 1 kwietnia
- Gotowy plac – 1 lipca
- Przekazanie – 31 lipca
Mamy w tym momencie pokazany każdy kamień milowy. Jasno i przejrzyście widzisz wtedy co się dzieje i to jest punkt do sprawdzania projektu.
O czym warto pamiętać?
Jeżeli opowiesz o każdym kamieniu milowym i przypiszesz im daty, to jest zobowiązanie z Twojej strony. W tych terminach powinieneś się wyrabiać. Pomiędzy poszczególnymi elementami mogą się dziać pewne przesunięcia, ale kamienie milowe powinny być realizowane o czasie. Jeżeli widzisz, że któryś z nich może się opóźnić warto o tym odpowiednio wcześniej poinformować i od razu reagować.
Teraz już wiesz, czym są kamienie milowe projektu i w jaki sposób mogą pozytywnie wpłynąć na planowanie, realizację i raportowanie w ramach Twoich projektów. Uczyń je integralnym elementem swojego zestawu narzędzi do zarządzania projektami i często z nich korzystaj. Rób je tak, żeby faktycznie były dużymi osiągnięciami, a nie kamyczkami.
Jeśli interesują Cię elementy związane z budową własnej firmy albo rozwojem pomysłu na startup, zachęcamy do zapoznania się z książką „Przedsiębiorczość akademicka: Narzędzia i Techniki Planowania Start-upu”. Możesz ją pobrać bezpłatne i znajdziesz ją w zakładce „Książki”.
Autorzy:
Wojciech Wodo, Karolina Cyrbes